MallPro® 活用術－其の弐『届出外部転送』

前回に引き続き、今回は【MallPro活用術】其の弐と題して、「届出外部転送」機能についてご紹介します。

MallPro🄬 の届出申請をご利用されていて、こんなお悩みをお持ちの運営室さん必見です！

・外部業者の連絡先を代理で入力したら間違えていた…

・急に作業が決まったから今すぐ申請して貰わないと締切に間に合わない…

・外部業者の方に直接申請してもらったら早いけどMallProのアカウントを渡すのはちょっとな…

「届出外部転送」機能は、グループウェア機能の届出申請とセットでご利用いただくオプション機能で、本機能を利用すると、アカウントを持っていない方でもMallPro🄬 で届出を申請することができちゃうんです！

外部転送機能のご紹介

テナント側で事前に外部業者のメールアドレスをMallPro🄬 に登録しておけば、外部業者に入力してもらいたい届出をいつでも転送できます。

転送先の外部業者が申請内容を入力し申請すると、テナントへ確認依頼が届きます。テナントが確認してから本申請すると、運営室が決裁するまで通常の申請フローになります。

本機能は運営室だけではなく、テナントもご利用いただけます！

申請から決裁までのざっくりとした流れは次の通りです。

「届出外部転送」機能の運用事例

本機能は、広告代理店や運送業者など従業員証を持たない外部業者が申請される届出に多くご利用いただいております。

【外部業者用の届出事例】

その他にも、従業員が新たに就業される際の「従業員登録申請」で利用することで、入店前に店長が代理申請する手間が省けた！という事例もあります。

「届出外部転送」機能のメリット

ご利用施設が増えてきている本機能、導入されるメリットはズバリ！

■其の壱：メールアドレス1つで申請できる

メールアドレスさえあれば誰でも申請することができ、テナントまたは運営室が認識されているメールアドレス宛へ転送するので、申請依頼と合わせて外部業者の本人確認も行うことができます。

また、決裁結果の通知がメールで送信され、外部業者自身で決裁結果を確認できるので、入館手続きなどの届出の証明をスムーズに行えますね！

■其の弐：24時間365日申請できる

スマートフォンやタブレットがあれば、いつでもどこからでも申請することができます。

URLの有効期間内であれば何度でも新規申請できるように設定すると、申請のたびにテナントや運営室が外部業者へ転送する作業が発生しません。

※有効期間はご希望の日数を設定することが可能です◎

運営の合間に外部業者へ連絡したが、担当者が不在で再度連絡しなければならない等、

外部業者とコンタクトを取る時間や労力を軽減できます！

また、外部業者自身で必要な情報を入力して申請できるため、緊急時の連絡先が誤っていて連絡が取れない等のリスクも回避できます。

「届出外部転送」機能を利用するために準備すること

「届出外部転送」機能をご利用いただくには、MallPro🄬 からの送信メールが受信できるメールアドレスの登録が必要です。

また、迷惑メール対策を設定している場合は、指定のドメインを受信許可いただく必要があります。

ご利用当初は転送元（テナント）によるメールアドレスの登録が必要ですが、一度メールアドレスを登録してしまえば、外部業者への届出転送はワンクリックで行うことができます。

今回の記事では「届出外部転送」機能についてご紹介しました。

機能の細かな仕様や費用感などの疑問点、外部転送機能に関わらず届出申請機能などの運用方法についてもお悩みのことがございましたら、弊社営業担当、またはご不明な場合はシステムサポート窓口までお気軽にお問い合わせください。

※「MallPro🄬」および「モールプロ🄬」は株式会社イーストの登録商標です

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