商業施設のとある1日。運営室の受付で1人のスタッフが申請物のチェックをしていました。
運営室『夕方になってまた、新規従業員証発行の申請が1枚。
今度は施設2階に入っている本屋で働く従業員が1人増えるらしい。
申請内容には問題なさそうだけど、申請用紙に貼付された顔写真がぼやけている。
従業員証に貼付するものだから、撮影し直しをお願いしよう。』
翌日店長が出勤して運営室前のポストを確認すると、申請したはずの届出が戻ってきていることに気づきました。
店長『昨日の申請内容に不備があると、今朝差し戻されてしまった。
理由は顔写真がぼやけているので再貼付が必要とのこと。
もう一度新人さんに連絡をとって、撮り直した顔写真を提出してもらわないと・・。』
そうして、テナント店長は2日後に顔写真を受け取り、1階の運営室まで申請しにいきます。
再提出を受けた運営室では従業員管理システムやセキュリティシステムに転記・登録する作業を行います。個人情報を取り扱うため、なかなか集中力と手間のかかる作業です。
1人従業員が入店するだけで申請、確認、登録・・・と作業が発生し、それらの受け渡しを行うための移動時間の消費も伴う従業員管理。
イーストでは従業員の入退店におけるテナント様・運営室の皆さまの負担を軽減するため、MallPro🄬 の従業員管理機能をご提案します。
新しい従業員が入るために何をするの？
新しい従業員の入店初日までに必要な作業は主に3つあります。
１．従業員の登録申請（新規従業員証発行申請）
まず、従業員情報の登録が必要です。
テナント様は従業員の入店が決まると速やかに登録申請を提出し、運営室で受理した後は従業員管理システムやセキュリティシステムなどに転記する作業が発生します。
２．入店研修の受講
新しい従業員は必ず入店研修を受講しなければなりません。
館内ルールの説明や接客マナーなどのレクチャー、研修の最後には簡単な設問にも回答してもらい、運営室では合否の集計や不合格者へのフォローなども行います。
更には、対面で研修を行う場合は資料の準備や会場設営、当日研修を行う運営室スタッフの手配などが必要になってきます。
３．従業員証の取得
最後に、運営室での顔写真の撮影・収集およびセキュリティ情報の登録などを行い、従業員証が発行されることで新しい従業員は正式に入館できるようになります。
ではMallPro🄬 の従業員管理機能を利用することで、これらの運用がどのように変わるのでしょうか。
従業員管理機能を使うメリットは大きく3つ！
■メリットその１：ペーパーレス＆従業員情報の一元管理を実現
MallPro🄬 では、従業員の登録申請から従業員データベースへの登録・管理まで、全て1つのシステムで行います。
従業員の登録は申請を承認するだけで完了するため、これまで行っていた転記作業などは必要ありません。もし変更があった場合にも、登録時と同じくWeb上での変更申請もしくは運営室アカウントから簡単に更新することができます。
従業員の登録申請
ご希望に合わせて表示項目を設定します。
また、常に最新の従業員情報を運営室だけでなくテナント様でも確認できるようになっているため、在職者の棚卸も手軽でスピーディーに対応できます。
従業員一覧（テナント）
自テナントに登録されている従業員を確認できます。
変更申請・退職申請を使用してテナント毎に棚卸をします。
■メリットその２：WEB研修導入による業務負担軽減
「manabi」と呼ばれるeラーニングシステムと連携し、動画視聴と設問回答などをWeb上で行い、各スタッフの受講結果は、MallPro🄬 の従業員管理機能から閲覧することができます。
eラーニングシステム（manabi）
シンプルなインターフェースで動画や設問の設定ができます。
※動画は別途、動画投稿サイトよりタグを取得する必要があります。
受講結果を従業員1人1人に紐づけて確認できるため、従業員証の発行管理にも役立てることができます。
WEB研修結果一覧（運営室）
eラーニングシステムで受講した研修の結果を表示します。
「合格」のみ抽出して従業員証の発行に活用できます。
また対面研修を実施している場合でも、研修スケジュールにあらかじめ登録しておくことで、従業員登録届の申請と合わせて入店研修の申込・受講者管理を行うことができます。
研修スケジュール
各種研修の登録・受講申込ができます
■メリットその３：独自の管理項目で更なる効率化を！
従業員の情報管理を行う際、顔写真や従業員証の発行状況、各種提出物・貸与物の管理など、従業員に紐づけて管理したい項目は数多くありますよね。そういった管理項目をMallPro🄬 ではご要望に合わせて追加できます。運用と合わせてお気軽にご相談ください。
顔写真のアップロード機能
従業員の登録届を申請する際に、スマホやタブレットなどで撮影した写真を直接アップロードすることができるので、証明写真機や運営室での撮影費用・時間を削減できます。
顔写真のアップロード機能
PCやスマートフォンで撮影して従業員証用の顔写真を登録できます。
従業員証の印刷機能
導入時に従業員証のデザインを1つ決めておけば、MallPro🄬 に登録された従業員情報をもとに従業員証の印刷用データを生成し、セキュリティカードに直接印字することができます。
また、セキュリティカード等のIDカードの他にもラベルシールや厚紙用紙といった、施設の運用に合わせた印字形式もご提案可能です。
※動作保証の観点より、事前にご利用される環境や機器のヒアリングを行い、印字テストなどを実施いただく場合があります。
従業員証の発行
印字方法やデザインは施設毎に設定できます。
他にも様々な管理項目を追加可能
従業員の管理項目はテナント様からの申請項目と別に、運営室で必要な管理項目を設定することができます。
例えば、従業員証発行における経費計上がある場合に専用項目を作成しておけば、毎月の精算時に該当データを抽出・計算することで、テナント様や従業員毎の請求作業に役立ちます。
＜管理項目 活用例＞
役職、取得している資格の有無
Web研修の受講結果
従業員証発行における経費発生有無（再発行、紛失など）
貸与物、駐車場などの貸し出し状況
さらに効率化！魅力的なオプション機能
前述した機能の他に、従業員管理機能とセットで利用できるオプション機能や、外部システムとの連携事例もあります。対応可否についてはお問合せフォームよりご相談ください。
■オプション機能・連携事例 |
＜オプション機能＞ ・eラーニングシステム（manabi） ・テナント責任者以外の従業員への機能制限 ・申請フォーマットをMallProユーザー以外に転送する機能 ・従業員管理アプリ（mallmate） ＜外部システムとの連携事例＞ ・入退館管理システム ・セキュリティボックス管理システム |
従業員管理機能はオプション機能ではありますが、新規だけでなく既にMallPro🄬 をご利用しているユーザーからも、改めて従業員管理機能を追加し、導入に向けた運用統一の相談がしたい、というお声も多くいただいており、実際に導入された実績も多数あります。
今後も引き続き、それぞれの商業施設が抱える問題点や改善すべきポイントに焦点を当てた、柔軟なご提案をしたいと思いますので、皆様の考える「こういう運用にしたい」という熱い思いをぜひお聞かせください。
今回お話したオプション機能や外部システムとの連携部分については、実際の運用例も交えて改めてご紹介します。
また一足先にご相談したい方は、お気軽にフォームよりお問い合わせください。
※「MallPro🄬」および「モールプロ🄬」は株式会社イーストの登録商標です
Commentaires