前回、DX推進の取り組み①でもお伝えしたように、労働人口の減少・最低賃金の上昇・人手不足などの問題がすぐそこまできています。
今回は、差し迫る課題に直面している中でも、品質を保持するための今後の取り組みについてご紹介いたします。
RPAを使ったこれからの取り組み
RPAとは、人工知能を備えたソフトウエアのロボット技術により、定型的な事務作業を自動化・効率化することです。
売上管理業務には、自動化に適した定型的な事務作業がどの施設でも必ずあります。
施設により、入金データの取得方法や売上管理システムが異なるため、それぞれに合わせたプログラムを作成する必要がありますが、多くの施設では、入金データを売上管理システムに取込む際はこのような手順で作業を行います。
入金データのWEBサイトにログインする
売上日付など条件を指定し、データを抽出する
抽出したデータをダウンロードする
売上管理システムにログインする
入金データをアップロードする
毎日同じ手順で作業を行い、ダウンロードやアップロードの際には少しづつ待ち時間も発生します。
順番に作業をしなくてはいけないため、別の作業と並行して行うことも難しく、結果、スタッフ一人がPCに張り付き、単純作業を繰り返し行っていました。
1施設でしたら、それほど気にならない時間ですが、複数施設分を実行する売上管理センターではトータルするとかなりの時間を要していました。
この作業をRPAで自動化することで、出社時にはデータが取り込まれた状態になっており、朝のルーティン作業の削減、作業効率UP、精神的負荷の軽減に繋がりました。
またこのような単純作業から解放されることで、より精度の高い精査に注力できるようになりました。
と、このように成功例を挙げましたが、実は、このRPAは4ツール目のものになります。
これまでのRPAは、システムを理解している人しかプログラムできず、障害発生時に対応方法が分からないことがネックとなっていました。
イースト社内でも試行錯誤を繰り返し、ようやく使いやすいものに出会え、売上管理業務に取り入れることが可能になりました！
OCRを使ったこれからの取り組み
OCRとは画像データのテキスト部分を認識し、文字データに変換する機能のことです。
売上管理では、OCRを使って精査の精度や効率を上げられる運用を行っています。
これまで店舗は営業終了後に閉店業務の一つとして売上日報を作成し、施設指定の機器や機能を使って売上報告を手入力していましたが、OCRを使って精算レシートを読み取らせることで、日報の作成と売上報告の手入力の必要がなくなり、店舗の営業終了後の業務負担を大幅に削減することが可能となります。
精算レシートやギフト券、商品券の画像データを文字データに変換し、現物を送らずに精査に必要なデータを送ることができるようになるため、売上管理センターなどでの遠隔地で精査する場合、配送費用の削減に繋がります。
OCRに求めることは、どれだけ正確に読み取りデータ化できるか。という事につきますが、残念ながらどのメーカーも精度は100％ではありません。
精算レシートから読み取る情報は施設によりさまざまで、読み取る項目数が増えれば、読み取り間違いによるエラーや、読み取り不可などが発生する件数も増え、人のチェックが必要となります。
イーストでは、OCRで読み取る項目数の絞り込みや、売上管理システム内でどのように決済データと突合するか、どの部分を人がチェックするかなど、効率的かつ正確な精査を行うためのフロー構築を行っています。
このようにDX化を取り入れることで、クライアント・イーストの双方にとって以下のメリットがあると考えます。
✔ 業務品質の向上
✔ 属人化の解消
✔ 正確性UP
✔ 生産性向上
✔ 店舗の閉店作業の負担軽減
DXを効果的に活用しつつ、重要なポイントでは人の目で確認することで、より正確な業務が確立できるよう心掛けております。
また今後も、さらなる品質向上を目指して積極的にDX化に取り組んでいきます。
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